Elegir un software de contabilidad es un poco como jugar un juego de mesa, la respuesta está ahí fuera, pero no siempre sabes por dónde empezar o qué preguntas hacer.
Las siguientes preguntas están diseñadas para ayudarte a decidir cuál es el mejor software para ti, independientemente de lo avanzado que esté en la búsqueda de la solución de contabilidad perfecta.
¿Es un software de contabilidad?
Un programa debe cumplir con algunos requisitos para ser considerado un verdadero software de contabilidad:
- Contabilidad de doble entrada:en la contabilidad de doble entrada, cada transacción se registra dos veces: una vez como crédito y una vez como débito, Si el programa que estás considerando no ofrece contabilidad de doble entrada, no es realmente un software de contabilidad.
- Plan de cuentas:Un verdadero programa de contabilidad también tendrá un plan de cuentas.
- Informes de contabilidad:ciertos informes son parte integral del verdadero software de contabilidad, incluidos los Estados de Pérdidas y Ganancias, el Balance de Prueba, el Balance General, el Libro Mayor, las Cuentas por Pagar, las Cuentas por Cobrar y las Entradas de Diario.
Para los dueños de negocios que buscan una solución de contabilidad real, estas cosas son 100% necesarias.
Dicho esto, para los autónomos, las microempresas y algunas pequeñas empresas que simplemente requieren características de contabilidad ligeras, las características anteriores pueden no ser tan importantes.
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¿Tiene las características que quiero?
Es hora de sacar esa lista de deseos, características que no necesitas estrictamente pero que disfrutarás tener.
Si el software que estás considerando cubre esto, ¡felicidades! Si no, solo hay dos cosas que puedes hacer:
- Conformate con las funciones que necesitas.
- Agrega las funciones que desees a la lista de funciones que necesitas.
¿Ofrece integraciones o complementos para compensar las características que faltan?
Antes de rechazar un programa por no tener una característica que deseas o necesitas, considera la posibilidad de que pueda integrarse con una solución externa.
¿Quieres un ejemplo no hipotético?
Digamos que te enamoras de QuickBooks Online pero que necesitas una función de seguimiento de tiempo más desarrollada.
¡No todo está perdido! En este caso, una integración con TSheets puede permitirte matar dos pájaros de un tiro.
Es importante tener en cuenta que muchas integraciones y complementos tienen un costo adicional, así que ten esto en cuenta también.
¿Es escalable?
Las pequeñas empresas deben poder obtener un buen software con todas las funciones.
Para las empresas más grandes con múltiples usuarios y nóminas, si estás pagando más que esto por una solución SaaS.
Por otro lado, asegúrate de obtener el valor de tu dinero.
Los planes más pequeños de muchas compañías ofrecen menos funciones y más limitaciones (con la excepción de la estructura de precios de siempre libre), en estos casos, al gastar un poco más por mes, puedes tener una funcionalidad mucho mejor por cada dólar invertido.
Si tienes planes de hacer crecer tu empresa, asegúrate de elegir un software de contabilidad que pueda crecer contigo.
Se puede decir que un software es escalable si ofrece múltiples planes de precios y no cobra una cantidad escandalosa para usuarios adicionales.
¿Mis datos estarán seguros?
Esta, debería ser una de las preguntas más importantes que hagas, especialmente si estás buscando software basado en la nube.
Tu quieres una compañía que sea directa y específica sobre la seguridad de tu software.
Si no lo son, pueden estar escondiendo algo.
Si te preocupa la seguridad de la empresa que estás considerando, investiga un poco.
¿Qué dicen otras personas?
Averigua qué les gusta y qué no, de los clientes existente sobre el software que estás considerando, Esto puede ser un gran indicador de si una empresa es confiable y vale la pena usarla.
Si ves comentarios positivos específicos que abordan tus propios deseos y objetivos para un posible software de contabilidad, probablemente hayas encontrado uno bueno.
Las quejas y las revisiones negativas son inevitables, pero si encuentras críticas negativas, asegúrate de que el servicio al cliente de la compañía haya abordado los problemas de manera oportuna, lo que generalmente es una buena señal.
Si está viendo un patrón de problemas en los que la empresa no ha respondido rápidamente, puedes empezar a buscar en otra parte.
¿Hay buen soporte al cliente?
Una buena compañía de software de contabilidad contratará representantes amigables e informados y brindará la mayor cantidad posible de asistencia: teléfono, correo electrónico, centro de ayuda, chat en vivo, video tutoriales, bases de conocimiento, blogs, redes sociales, etc. Cuanto más mejor.
¿Se actualiza el software con frecuencia?
Las actualizaciones frecuentes son el signo de una compañía creciente y próspera.
El software estancado no es un buen presagio y tiende a significar que a la compañía no le está yendo bien, su enfoque está en otra parte, o que no les importa su producto, todo lo cual lo pone en un mal lugar.
¿Me gusta usar el software?
Al final, este es el aspecto más importante de la elección del software de contabilidad.
¿Realmente te gusta usar el software? Si no te gusta, no lo usarás. Tan simple como eso.
Es más que imperativo tomar el software que estás considerando para una prueba.
Casi todas las empresas ofrecen una prueba gratuita a la que puedes acceder, sin compromiso.
Cuando estés probando el software, hazte las siguientes preguntas:
¿Me gusta la organización del software?
¿El diseño del software es estéticamente agradable?
Parece una tontería, pero estas cosas sí importan.
Los colores feos y los diseños torpes han arruinado a muchos programas de software geniales.
En última instancia, todo se reduce a lo que te gusta y lo que funcionará mejor para tu negocio.
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