La soluciónERP ha recorrido un largo camino no solo en términos de suavizar el proceso de negocios sino también de impulsar el crecimiento general de la empresa.
Es fundamental tener una implementación correcta del sistema ERPpara una utilización óptima.
A continuación, presentamos los » 10 pasos » para una implementación exitosa del sistema ERP.
1- Identificar los problemas / Establecer el (los) objetivo (s)
El sistema ERP proporciona una amplia solución a muchos problemas que enfrentan las empresas.
Sin embargo, es muy importante identificar el objetivo real para implementarlo.
La pregunta es sobre » deberíamos implementar » y sobre «para qué debería implementarse el sistema ERP«.
Los indicadores clave del rendimiento (KPI) deben analizarse para comprender la necesidad de la intervención del software.
Entonces, es esencial identificar el problema o la necesidad exacta que motiva al sistema ERP.
2- Definir el alcance
Los objetivos pueden ser muchos, desde llevar la transparencia de las operaciones hasta tener control financiero, apoyar la expansión orgánica, apoyar la adquisición o respaldar procesos comunes.
De acuerdo a los datos, el 61% de las implementaciones de ERP demoran más de lo esperado y el 74% de los proyectos de ERP exceden el presupuesto .
La causa principal de los retrasos y el exceso de presupuesto es la definición poco clara del requisito de ERP.
Las características del sistema ERP se deben evaluar dentro de las necesidades de la empresa.
3- Lluvia de ideas / evaluar las opciones
Aproximadamente el 33% de los compradores de ERP no probaron un producto antes de comprarlo y aproximadamente el 22% de las empresas encuestadas informaron que compraron el primer sistema que analizaron.
Estas son estadísticas peligrosas, no solo para quienes implementan el sistema ERP sino también para los proveedores, ya que la utilización óptima del software ERP sigue siendo un sueño.
Para una utilización exitosa del software ERP, la gerencia de la empresa debe invertir su tiempo en evaluar las opciones disponibles.
La organización necesita entender la diferencia entre la configuración del paquete ERP y la personalización, claramente porque muchas veces el requisito se satisface con la compra del un sistema ERP completo como SAP Business One y no se necesita personalización.
La evaluación de las opciones del sistema ERP es una tarea muy importante, ya que se evaluarán en función de las necesidades actuales, así como los requisitos futuros.
La solución ERP en la nube, es la preferencia actual de los clientes, ya que estas opciones están disponibles en diferentes ámbitos y flexibilidades para adaptarse a los requisitos futuros.
Por lo tanto, una empresa necesita intercambiar ideas con los proveedores y consultores de ERP para incorporar el mejor sistema de la organización.
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Guía básica sobre la personalización de un Sistema ERP – 5 consejos para evitar problemas
4- Migración de datos
Una vez que se identifica una solución ERP, el siguiente paso más importante es la migración de datos, que proporciona una transición sin problemas y la utilización futura del software.
Implementar un sistema ERP puede ser un gran cambio, especialmente si la compañía está probando el software por primera vez.
Identificar qué datos son necesarios para una transición exitosa es muy importante.
La mayoría del software permite la entrada de datos, pero el cambio completo de datos puede ser una carga para el mismo.
Por lo tanto, solo los datos necesarios y más importantes deben transferirse al sistema, y se debe tener mucho cuidado para garantizar que los datos se recuperen cuando sea necesario.
5- Verificar la infraestructura
La preparación de la empresa para la implementación del ERP es el núcleo de todos los pasos de la implementación y desempeña un papel vital en el proceso, ya sea un éxito o un fracaso.
Después de una lluvia de ideas detallada entre el proveedor y su administración, se instala la infraestructura requerida.
La infraestructura en la que se ejecutará el software ERP debe tener el alcance de la escalabilidad junto con las opciones para actualizar según la demanda.
Tal requisito no debe ser limitado.
6- Personalización
Un sistema ERP como SAP Business One está diseñado después de una cantidad significativa de investigación y de acuerdo con las necesidades de la industria en general.
En algunos casos, puede que no sea necesario personalizarlo.
La implementación de una solución ERP es una gran decisión de inversión de la compañía que involucra un gran conjunto de recursos.
La administración tiene que mantener continuamente el ojo puesto sobre su funcionamiento y el programa de mantenimiento.
Durante las pruebas piloto, se debe evaluar la realización del valor del sistema frente al valor deseado de la empresa.
7- Gestión del cambio
Los empleados de cualquier compañía están acostumbrados al mismo tipo de actividades realizadas a través de un proceso definido en su rutina diaria y cualquier cambio puede no ser fácilmente aceptado, especialmente cuando es algo tan influyente como el sistema ERP.
El software ERP no es un activo fijo como una computadora que se compra y configura en la oficina de la compañía, en realidad es un sistema que mejoraría el ambiente y el estilo de trabajo, lo que afecta no solo a una o dos operaciones, sino a todas.
La gerencia debe involucrar a sus empleados y prepararlos mentalmente para responder las preguntas críticas como:
- ¿Por qué es importante que la organización incluya el sistema ERP?
- ¿Cómo un sistema ERP aumentaría la productividad?
- ¿Cómo podría un sistema ERP automatizar las funciones administrativas y ahorrar tiempo?
Una serie de sesiones de lluvia de ideas y la resolución de dudas aumentaría la confianza de los empleados y los prepararía para dar la bienvenida al cambio positivo con los brazos abiertos.
El cambio es para todos y comunicar esto de manera positiva a los empleados facilitará las cosas, ya que un sistema ERP solo puede proporcionar resultados óptimos cuando cada empleado acepta el cambio.
Por lo tanto, se debe tener cuidado para garantizar una transición sin problemas, pero exitosa, al generar consenso y confianza entre los empleados.
8- Tecnología y transferencia de conocimiento
El 21% de las implementaciones del sistema ERP no ofrecen beneficios comerciales significativos.
Las razones varían, comenzando con una personalización inadecuada, utilización de software no óptima como resultado del personal mal capacitado que opera el sistema.
La capacitación es el aspecto más importante del proceso de implementación del software ERP.
La transferencia del conocimiento, asegura que haya menos problemas y más éxito, especialmente cuando un sistema ERP se implementa por primera vez en la empresa o cuando la plataforma se cambia de una solución a otra.
La gerencia de la compañía debe garantizar el detalle adecuado de los proveedores y el conocimiento tecnológico del personal interno de soporte de TI de la compañía.
Se debe considerar el uso adecuado de la tecnología y una capacitación efectiva, junto con la capacitación adecuada, ya que son las claves del éxito del proyecto en su totalidad.
9- Gestión de proyectos y pruebas
Después de la evaluación de todas las opciones disponibles, seleccionar el más adecuado y luego capacitar a los empleados, el aspecto real de la implementación es la implementación del proyecto en sí.
Según un estudio, el 40% de las implementaciones de un sistema ERP causan interrupciones operativas importantes después de la puesta en marcha, por lo tanto, la implementación correcta es imprescindible.
La rigidez puede ser contraproducente ya que hay una gran cantidad de intervalos de tiempo entre los procesos de selección, evaluación e implementación.
También hay una improvisación lateral que debe ser incorporada.
Al mismo tiempo, el objetivo principal no debe diluirse o cambiarse.
10- Toque final y soporte continuo
Una vez que la solución ERP se verifica y se implementa correctamente, es el momento de comenzar a funcionar.
Es recomendable realizar una prueba de funcionalidad adicional, solo como medida de seguridad.
Un sistema ERP no es un evento de una sola vez, sino más bien un proceso continuo.
Es algo que la compañía tiene que controlar continuamente para evitar cualquier aberración o falla sistémica que pueda afectar la funcionalidad del software ERP.
Finalmente, las actualizaciones regulares del software del proveedor son uno de los requisitos de la solución una vez completada la implementación.
El mantenimiento también se debe realizar periódicamente como un aspecto del soporte continuo, lo que ayuda a garantizar una solución sin problemas y funcional.
