La mayoría de las empresas comienzan con la plena intención de aprovechar el software simple estándar cuando actualizan, reemplazan o implementan una aplicación completa de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).
Sin embargo, a medida que las organizaciones entran en detalles de implementación, las solicitudes para realizar una o más personalizaciones del software son inevitables.
Según un informe reciente de Panorama Consulting, solo el 23% de las organizaciones implementa el Software ERP sin personalización.
La mayoría de las organizaciones realizan personalizaciones pesadas o moderadas para el sistema ERP.
De acuerdo con el mismo estudio de investigación, las grandes empresas con más de $ 500 millones en ingresos anuales tienen incluso más probabilidades de personalizar su software, al igual que las empresas en los sectores verticales de la industria aeroespacial, de defensa y del gobierno.
La cuestión de personalizar o no se ha debatido desde que surgieron los Sistemas ERP.
La controversia sobre la personalización es problemática por varias razones.
- Por que aumenta el costo, la complejidad y el riesgo de una implementación y hace que sea más difícil y más costoso actualizar el software en el futuro.
- Hace que sea difícil o a veces impráctico aprovechar las mejores prácticas integradas en el software, los proveedores de software a menudo gastan un desarrollo significativo y pasan a los clientes a través de los costos anuales de soporte.
- A menudo es un síntoma de problemas más grandes, incluida la incompatibilidad de una solución con los requisitos de una empresa o la falta de controles del proyecto durante la implementación.
A continuación hay cinco consejos para ayudar a administrar y controlar el personalizar el Sistema ERP durante el proceso de implementación.
Te invitamos a revisar los siguiente: Por qué necesita un sistema ERP
5 Consejos para controlar la personalización del sistema ERP
1 – Comprenda la diferencia entre la personalización del software y la configuración del paquete ERP.
La configuración, es la configuración normal del software, como parámetros, campos y flujos de trabajo.
Estos cambios son una parte normal de cualquier implementación y no requieren cambios en el código fuente.
La personalización, por otro lado, requiere cambios en el código fuente y también requiere un mayor nivel técnico.
A menudo, los requisitos y objetivos del negocio se pueden cumplir a través de la configuración y la configuración en lugar de la personalización.
2 – Seleccione la solución correcta
Cada organización es única y ninguna solución ERP cumplirá el 100% de los requisitos de una empresa.
Sin embargo, encontrar el sistema ERP adecuado con el mejor ajuste funcional asegurará que sus necesidades de personalización se reduzcan al mínimo.
Encontrar el software adecuado implica definir un conjunto claro de requisitos y elegir la mejor solución en función de ese conjunto de requisitos.
3 – Definir una política clara sobre personalización
Lo mejor es determinar una política clara para la personalización desde el principio.
A menudo, la personalización se puede evitar cambiando el proceso comercial o utilizando las funciones de flujo de trabajo del software.
Las modificaciones deben ser revisadas y aprobadas por algún tipo de control, como una placa de control de cambios.
Las solicitudes de personalización deben estar claramente documentadas, indicando concisamente el motivo, las opciones que se consideraron para evitar la personalización e incluye un análisis de costo-beneficio de la personalización para garantizar que las modificaciones solo se realicen para proporcionar a la empresa una ventaja competitiva única.
4 – Asegúrese de que los requisitos del negocio estén claramente definidos
Uno de los principales impulsores de la personalización es la falta de dirección en el desarrollo y la gestión de los requisitos.
Cuando los requisitos no están bien definidos y administrados, es mucho más probable que los equipos de proyecto hagan personalizaciones innecesarias y costosas para el software.
Los requisitos se deben usar para definir y administrar las opciones de configuración, introducir cambios en los procesos de negocio e implementar personalizaciones cuando sea necesario.
5 – Aplicar prácticas efectivas de gestión y gobierno de proyectos
Sin controles fuertes del proyecto, es más probable que los equipos del proyecto personalicen cada elemento en la lista de deseos de los usuarios sin priorizar, racionalizar o identificar soluciones potenciales dentro de la funcionalidad principal del sistema o mediante la realización de cambios en los procesos comerciales.
El comité de gestión del proyecto y el gerente del proyecto deben definir claramente los criterios para determinar cuándo se justifican y seguir las políticas descritas en el paso 3 anterior.
Personalización de SAP Business One
SAP Business One proporciona las herramientas necesarias para proporcionar una experiencia personalizada.
Ya sea que agregue fácilmente campos o tablas adicionales, o creando un centro de trabajo personal que contenga cuadros de mando y fuentes del navegador, los usuarios pueden asegurarse fácilmente de que tengan fácil acceso a la información requerida.
Si los requisitos van más allá de lo que está disponible fuera de la caja, hay disponible un kit de desarrollo de software para una mayor personalización en SAP Business One utilizando interfaces de usuario y de datos.
SAP Business One entiende que cada negocio es diferente, aunque muchos procesos son similares en las organizaciones.
Al proporcionar estas capacidades simples pero potentes, significa que muchas empresas en crecimiento diferentes pueden ejecutar SAP Business One, personalizado según sus requisitos.
