El software contable consta de varios programas informáticos que le permiten administrar las transacciones financieras de su establecimiento minorista. Dichos programas pueden variar ampliamente en su alcance, algunos están diseñados para negocios pequeños y otros para gestionar empresas grandes.

”La contabilidad es el arte de analizar, clasificar y registrar todos los documentos fuentes que han sido originados en un ente social durante un período de tiempo con la finalidad de presentar estados financieros apegados a las normas internacionales de información financiera, para una toma correcta de decisiones”.

Pedro Astudillo

El uso de  un software contable ayuda a los establecimientos minoristas a utilizar los recursos en sus departamentos de contabilidad de manera eficiente, para reducir los costosos errores de cálculo.

Aún cuando la ley exija la administración contable y financiera debido a la necesidad de que las sociedades mercantiles (empresas), publiquen su informe anual, le brinda a la administración una idea diaria de cómo está funcionando la empresa.

De está forma es posible comparar con meses anteriores, años o competidores. Además, la contabilidad es la base de Cashflow-Management que debe controlarse para evitar problemas de liquidez.

Esto se puede lograr a través de la contabilidad manual tradicional, pero el software de administración financiera lo hace mucho más fácil, ya que permite las verificaciones automáticas que pueden ocurrir durante la entrada de datos.

Si las facturas se crean con un Software de gestión empresarial como SAP Business One, se contabilizan de inmediato en las cuentas y se enumeran como cuentas por cobrar, y se puede controlar en el tiempo que vence el pago.

El balance de ganancias y pérdidas u otro tipo de informe se pueden ver al instante.

Otra ventaja del software contable, que en este caso estamos recomendando SAP Business One, son las copias de seguridad que se pueden realizar con regularidad, por lo tanto,  reduce el riesgo de perder datos a través de pérdidas o accidentes.

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Implementando un Software Contable le permite obtener los siguientes beneficios:

• Automatización
• Precisión
• Acceso a los datos
• Fiabilidad
• Escalabilidad
• Velocidad
• Seguridad
• Rentabilidad

Este tipo de software contable que realmente ha revolucionado la administración de la contabilidad y finanzas para establecimientos minoristas. El tiempo ahorrado no tiene precio. Los directores pueden administrar su cuenta rápidamente y así dejar tiempo en su día para cumplir con todas sus tareas.

La capacidad de un director de empresas o de un gerente, a menudo es limitada en el área de contabilidad, ya que tienen que supervisar otras áreas como: marketing, recursos humanos, ventas entre otras, y asegurarse de que las empresas funcionen como deben de funcionar, implementando un software contable como SAP Business One, no necesita tener experiencia en contabilidad, el programa lo hace por usted.

Mantenerse al tanto de todos sus recibos y facturas puede ser una molestia. A veces se extravía un recibo o no se puede recordar en qué se gastó ese retiro de efectivo, si implementa un software contable de administración financiera, puede iniciar sesión fácilmente y revisar la información en tiempo real.

Este es un proceso mucho mejor y una forma de trabajo sostenible para cualquier establecimiento minorista. Un gran problema viene cuando no ha hecho ninguna gestión y llega el fin de año financiero y todo el estrés llega, intenta investigar y encontrar todos sus gastos e ingresos del año y sinceramente es una tarea desafiante.

Ventajas de un software contable para establecimientos minoristas

Exactitud

El software contable puede ayudar en aumentar la precisión de sus registros al reducir o eliminar los errores humanos en el cálculo. Los procesos de contabilidad manual implican hacer muchos cálculos matemáticos a mano.

Un cálculo incorrecto desde el principio en el proceso podría tener un gran impacto en el saldo final. Las computadoras, por otro lado, son prácticamente incapaces de cometer esos errores. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que el software de contabilidad no es inmune a los errores humanos surgen de la entrada de datos o errores de interpretación.

Velocidad

El uso de un software contable permite a las empresas procesar sus cuentas con mayor velocidad que el procesamiento manual. Parte de este aumento de velocidad proviene del uso de computadoras, que pueden procesar figuras mucho más rápido que el cerebro humano.

Además, el software contable permite a las organizaciones aumentar la eficiencia mediante la introducción de la automatización. Por ejemplo, una empresa necesita registrar el impuesto a las ventas en todas sus transacciones. El software contable podría configurarse para hacer eso para cada entrada automáticamente, en lugar de tener a una personal que trabaje en este tema manualmente.

Costo

Los beneficios resultantes de la velocidad y la eficiencia del software contable a menudo van de la mano con costos generales reducidos.

El uso de un programa de contabilidad permite a cada miembro del equipo llevar el control en un momento determinado, lo que puede significar que se necesita un equipo más pequeño. Esto, a su vez, puede reducir los costos de nómina y administración del departamento de contabilidad. Sin embargo, estos ahorros siempre deben equilibrarse con el costo del software en sí y cualquier hardware adicional necesario para ejecutarlo.

Informes

El software contable ayuda a las empresas a proporcionar a los miembros del personal informes financieros con los datos reales de la compañía y en tiempo real.

Por ejemplo, supongamos que el director de finanzas de una empresa necesita un informe de flujo de caja para llevar a una reunión en dos horas. Muchos sistemas de software de administración y contabilidad, como SAP Business One, tienen módulos de informes integrados que permiten a los usuarios crear este tipo de documentos simplemente rellenando un formulario o haciendo clic en un botón.

Crear un informe de este tipo manualmente sería un proceso lento.

 Impuesto

Presentar los impuestos de su negocio puede ser un proceso complejo que le obligue a seguir de cerca todas las transacciones del establecimiento. El software de administración y  contabilidad ayuda a facilitar este proceso al garantizar que todos los detalles financieros de su empresa estén en un solo lugar.

A medida que su negocio crece, también lo hacen los desafíos asociados con la administración de sus finanzas. SAP Business One le permite controlarlas.

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