Implementar un sistema ERP es una propuesta costosa que puede costar millones de dólares (con las licencias de software, los honorarios de consultoría, los costos de integración, la capacitación y las actualizaciones incorporadas) y demorar meses, incluso años, en implementarse por completo.
Y, según un informe encargado por Panorama Consulting, uno de cada cinco proyectos de implementación de ERP (21 por ciento) termina en fracaso.
Entonces, ¿qué pasos puedes tomar al elegir o implementar una solución ERP para disminuir la probabilidad de falla?
Aquí hay algunas sugerencias de expertos en ERP, integradores de sistemas y gerentes de proyectos que han implementado exitosamente un sistema de software ERP.
Elige la solución ERP que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio
Debido a que es una gran inversión de tiempo y dinero, asegúrate de crear una lista completa de requisitos con los aportes de múltiples partes interesadas clave.
Los requisitos de tu sistema deben ser una lista corta de requisitos operativos y funcionales y una lista igualmente corta de requisitos estratégicos clave que respaldarán tu futuro crecimiento.
Una lista de requisitos bien definida dará como resultado un proceso de implementación más transparente y un sistema ERP con un menor costo total.
Considera seriamente cómo dicho sistema encajaría en tu infraestructura de TI actual, asegúrate de que el ERP que selecciones pueda admitir los requisitos reglamentarios de tu empresa, y además si tendrás que pagar grandes cantidades de dólares por las personalizaciones.
Elegir a los proveedores / socios de integración con cuidado.
Elegir al proveedor adecuado es una parte importante del proceso, asegurate de que el proveedor haya hecho su tarea y pueda hacer el trabajo según tus especificaciones.
Asegúrate de que estén preparados para proporcionar estimaciones específicas sobre el TCO y el ROI que puedes esperar para tu negocio y en qué período de tiempo.
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Discute en detalle el presupuesto y el tiempo de finalización del proyecto y solicita referencias de otras organizaciones que los hayan contratado.
También asegúrate de que tengan la experiencia adecuada al servicio de tu industria específica.
Al embarcarse en una implementación de ERP, es esencial que tu proveedor de software y servicios conozca tu negocio.
Cada industria tiene sus propios requisitos, desde la terminología hasta la funcionalidad específica.
Un ERP de talla única lo dejará con muchas brechas y personalizaciones necesarias.
Asegúrate de que la alta dirección esté comprometida
Un factor clave para predecir cómo será la implementación de tu ERP es la participación de la alta gerencia.
La alta gerencia no tiene que estar involucrada integralmente en cada paso del proceso de implementación.
Sin embargo, la participación de la administración y el respaldo para priorizar el proyecto, establecer la dirección, asignar recursos y facilitar la comunicación puede ser el factor de éxito más importante en cualquier proceso de implementación.
Es imperativo que el equipo encargado de elegir un nuevo sistema ERP, tenga expresa colaboración de la dirección, lo ideal es que una persona de el equipo ejecutivo o la dirección de la empresa pueda servir como patrocinador del proyecto para simplificar las aprobaciones.
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Desarrollar una hoja de ruta
Una hoja de ruta no solo garantiza un proceso sin problemas, sino que también muestra a las partes interesadas cuándo comenzará la implementación, el costo y cuándo pueden esperar comenzar a ver los beneficios.
Los planes de trabajo ayudan a gestionar grandes y complejas transformaciones de procesos empresariales y tecnológicos en una serie de fases bien definidas, y ayudan a controlar la planificación de costos.
Puedes utilizar la hoja de ruta para la implementación por fases en un período de vida útil más corta, extendiendo el costo a lo largo de los años.
Es fundamental establecer una huella bien definida para la implementación de tu ERP, define las áreas funcionales de tu organización que se verán afectadas y no afectadas por el sistema ERP.
Para las áreas afectadas de la organización, detalla la funcionalidad de ERP que se implementará y el caso de negocios para las mejoras esperadas.
Una vez que esto está completo, es fundamental ejercer un fuerte control sobre el alcance del proyecto. Cambiar el alcance de un sistema ERP debería ser un proceso difícil.
Reunir una hoja de ruta detallada que describa los pasos que debe seguir la empresa antes de hacer la transición al nuevo sistema ayudará a identificar posibles ramificaciones e identificar formas para mitigar posibles inconvenientes desde el principio.
Establecer un equipo multifuncional para supervisar la implementación
Para ayudar a facilitar el proceso de implementación, las compañías deben configurar un equipo de implementación interdepartamental.
Al construir un equipo multifuncional, las empresas no solo mejoran la probabilidad de que se aborden todas las áreas del negocio, sino que también ayudan a crear un compromiso que puede impulsar el éxito del proyecto en general.
Todos los equipos multifuncionales deben incluir ciertas funciones claves, como la gestión de proyectos, TI y la gestión ejecutiva.
Despliega los módulo ERP de uno en uno, no todos a la vez
Por ejemplo, implementa primero tus aplicaciones de contabilidad, como tu libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Una vez que esos módulos estén en funcionamiento, implementa tus otros módulos, como recursos humanos y nómina.
Luego implementa tus módulos satelitales y otros complementos.
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No escatimes en el entrenamiento.
El elemento más crítico de un despliegue de ERP es la gente, puedes crear un plan completo para capacitar e incorporar a los interesados.
Asegurar que los recursos de implementación permanezcan asignados durante las primeras seis semanas es esencial para dar soporte a los usuarios finales, administrar las solicitudes de cambio y abordar los puntos de falla.
Un apoyo apreciable es el factor más importante para garantizar la adopción exitosa de un nuevo sistema ERP.
Hacer una inversión sólida en la formación.
Este es otro elemento clave para el éxito de las implementaciones de ERP y no debe pasarse por alto.
Si los empleados están poco capacitados, a menudo no podrán aprovechar al máximo las herramientas que se les dieron, y pueden frustrarse.
Por lo tanto, es importante crear un programa de capacitación que sea apropiado para el rol de cada usuario.
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