Tal vez tu eres uno de los que se preguntan cómo difiere el software de planificación de recursos empresariales (ERP) de las aplicaciones de gestión empresarial.
La mayoría de las empresas se enfrentan a la opción de implementar un software ERP completo o simplemente implementar una aplicación empresarial tradicional.
Sin embargo, cuando tienes suficiente información, la toma de tales decisiones no debe plantear ningún desafío.
Entonces, ¿en qué se diferencia el software ERP de las aplicaciones empresariales independientes?
¿Qué es la planificación de recursos empresariales?
Comencemos por un error común acerca de qué es el ERP.
Muchas personas utilizan la abreviatura de ERP en un sentido amplio.
Cuando mencionan el ERP en sus descripciones de trabajo, por lo general se refieren a un software de gestión empresarial que no está necesariamente relacionado con la fabricación, los recursos o la planificación.
Sin embargo, ERP (planificación de recursos empresariales) en el significado puro de esta palabra es un estándar para empresas manufactureras que extiende otro estándar llamado MRP II (planificación de recursos de fabricación).
Como norma, cubre varios tipos de planificación que deben implementarse en las empresas de fabricación.
El propósito principal de un sistema ERP es la planificación.
La mayoría de los datos ingresados en el sistema se requieren para crear múltiples planes, incluida la planificación de la capacidad, la lista de materiales y el programa maestro de producción.
Esta es la principal diferencia entre un sistema ERP y el software de gestión empresarial en general.
El software de gestión empresarial cubre aspectos más específicos, como la gestión de recursos humanos, la gestión de pedidos, el seguimiento del tiempo, etc.
Y su objetivo principal no es la planificación sino el seguimiento.
Proceso de seguimiento
Aquí hay una breve historia de la vida real para ilustrar cómo funciona el seguimiento en los sistemas de gestión empresarial.
Una vez instalamos un sistema contable típico en una pequeña tienda del mercado.
La tienda estaba gestionada por dos personas: el propietario de una tienda y un vendedor.
Unos días después de que se instaló el sistema, regresamos para asegurarnos de que se estaba utilizando correctamente.
El propietario dijo que había encontrado un artículo faltante en el sistema esa mañana.
Era una bolsa de papas fritas o algo así, el software decía que el elemento debería estar allí, pero en realidad no estaba allí.
El propietario comenzó a preguntarle al vendedor sobre los chips y el vendedor respondió repetidamente que no sabía dónde estaban los chips.
El dueño continuó preguntando y dijo: «Usted los tomó». Ella lo rechazó, pero un tiempo después comenzó a llorar y confesó.
No estoy seguro de qué sucedió después de que el propietario encontró un artículo faltante en la venta, probablemente, nada.
Pero lo que he aprendido de esa historia es la importancia del proceso de seguimiento.
Una pequeña tienda con dos personas es un ejemplo muy simple, no muchos artículos de venta, pero aparentemente el dueño no sabía el estado de sus cosas.
Dos días después de obtener un sistema contable, lo sabía, podía rastrear rutas de mercancías y dinero.
Por lo tanto, él podría estar en control de todo el negocio.
Largo camino a la planificación.
La mayoría de los sistemas de gestión empresarial nunca llegan a ser un software de planificación.
Algunos de sus flujos de trabajo son similares a los de ERP, pero su propósito es diferente y también su tamaño.
Es obvio, pero es útil resaltar que un sistema de planificación de recursos empresariales requiere una empresa.
Una empresa considerada grande tiene muchos departamentos que necesitan seguimiento de sus actividades.
Requiere la implementación de una gran variedad de flujos de trabajo.
Una empresa promedio generalmente necesita un software para automatizar uno o quizás dos flujos de trabajo.
El resto de actividades pueden ser de papel y lápiz debido a su simplicidad.
Un software creado para dicha empresa generalmente tiene dos tipos de procesos implementados:
- Procesos de seguimiento.
- Procesos de reporte.
Un software ERP tiene ambos procesos y también incorpora múltiples procesos de planificación.
Principales diferencias entre un ERP y un Software de Gestión Empresarial
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1.Facilidad de Integración
En general, el software ERP facilita el sistema de información integrado en toda la empresa que cubre cada área funcional de la organización, como cuentas, recursos humanos, ventas y distribución, marketing, fabricación, entre otros.
Un software de gestión empresarial se limita a un área funcional específica, por ejemplo, si se trata de una función contable, la aplicación no se integra a la perfección con otras áreas funcionales.
Las principales diferencias entre el software ERP y el software de gestión empresarial están en la funcionalidad y las características.
A diferencia de las aplicaciones empresariales independientes, el software de planificación de recursos empresariales no solo responde a las necesidades actuales de la organización, sino que también ofrece una oportunidad continua de refinar y mejorar los procesos empresariales.
2.Flexibilidad
En el entorno empresarial actual, la necesidad de que las organizaciones sigan siendo competitivas no se puede exagerar.
Por lo tanto, la mayoría de las organizaciones implementan software ERP para mejorar la coordinación entre varias entidades comerciales dentro de la misma empresa y socios comerciales.
Debido a su inflexibilidad, el software de gestión empresarial no puede ir más allá de las entidades específicas en las que se utilizan.
Además, el software ERP se puede administrar de forma centralizada y se deben imponer los controles necesarios para garantizar un uso adecuado dentro de toda la organización sin interferencias.
3.Rentabilidad
En la medida en que una empresa comercial preferiría implementar aplicaciones empresariales independientes, tienden a ser muy costosas, especialmente cuando tiene varias entidades que necesitan aplicaciones separadas para facilitar sus operaciones.
La implementación del software ERP es rentable ya que el software es modular y una organización puede elegir los módulos específicos que son apropiados para la organización y, en caso de futuras adiciones, el costo de módulos adicionales no puede ser proporcional a la configuración de una aplicación empresarial independiente cuando sea necesario crecer.
Una implementación exitosa del sistema ERP requiere una planificación adecuada por parte de la gerencia debido a los recursos humanos y financieros que se necesitan.
Por otro lado, la implementación de un software de gestión empresarial solo puede requerir la atención del departamento específico.
Los factores críticos de éxito de la implementación del software ERP incluyen el apoyo de la alta gerencia, la gestión de proyectos, la selección cuidadosa de los paquetes de software ERP apropiados, la capacitación de usuarios y la reingeniería de procesos de negocios.
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4.Facilidad de comunicación
El software ERP facilita la integración de todas las entidades de la organización, facilitando así que todas las entidades compartan información y se comuniquen entre sí.
Por ejemplo, un informe generado por el departamento de adquisiciones se puede compartir fácilmente con la oficina de finanzas y cualquier otro departamento relevante.
La mayoría de los sistemas ERP vienen con instalaciones de comunicación mejoradas para permitir la facilidad de comunicación.
Por otro lado, un software de gestión empresarial puede no admitir la comunicación con otras entidades de la organización y, en caso de que se genere un informe, no se puede compartir a menos que se imprima o envíe por correo electrónico.
Conclusión
Si bien las grandes empresas de manufactura requieren ERP, para las pequeñas empresas es útil incorporar un sistema de administración con un conjunto de características más limitado.
Los beneficios de los sistemas ERP no funcionarán en una organización con menos de 500 empleados.
Sin embargo, ambos tipos de proyectos son algo similares en términos de desarrollo y despliegue.
El software de planificación de recursos empresariales es simplemente más grande, pero el proceso de su desarrollo y despliegue es aplicable a sistemas más pequeños.
